Beschreibung der Programm-Module
(aktuelle KOPRA Programm-Version 2.230)



 M E N Ü

Menü und Benutzeroberfläche

  • Übersichtliche, in Firmenbereiche gegliederte Benutzeroberfläche

  • Schnelle Einarbeitung, zeit- und kostenintensive Schulungen sind nicht erforderlich



W E R K S T A T T


Auftragsabwicklung

  • Drei externe, eine interne und eine Garantierechnung je Auftrag
  • Druck von Lieferscheinen
  • Druck von Sammelrechnung
  • Druck Werkstatt-Arbeitskarten
  • Druck Ersatzteil-Greiferscheine
  • Rechnungserstellung mit abweichender Lieferanschrift
  • Erstellung und Druck von Kostenvoranschlägen
  • Umwandlung Kostenvoranschlag in Auftrag
  • Interne Aufträge für Lagerfahrzeuge (Neu-, Vorführ- und Gebrauchtfahrzeuge) mit automatischer Kostenfortschreibung im Fahrzeuglagersatz
  • Interne Aufträge zu Lasten vordefinierter FiBu-Kostenkonten möglich
  • Monteurzuordnung (mit manueller oder automatischer Zuordnung der verrechneten/aufgewendeten Zeit)
  • Rechnungsanzeige vor dem Ausdruck
  • Druck Proforma-Rechnungen
  • Direkter Aufruf der Kunden-, Fahrzeug-, Ersatzteil- u. Arbeitstext-Pflegeprogramme
  • Anzeige der geplanten Fahrzeug-Fertigstellungstermine
  • Druck beliebiger Zusatz- und Werbetexte auf den Rechnungen
  • Nachträgliches Einfügen von Auftragspositionen möglich
  • TecDoc/ATRIS/TiREP-Schnittstelle (zur Übernahme der Artikeldaten aus dem Warenkorb)
  • AWDoc-Schnittstelle (zur Übernahme von Arbeitswerten aus dem Warenkorb)

 

  
Fahrzeugstamm

  • Fahrzeugsuche über Fahrgestell-Nr., Kennzeichen, Typenbezeichnung oder Haltername bzw. -kundennummer
  • Anzeige von Statistikdaten (Datum der letzten Reparaturen, Summe Reparaturbetrag)
  • Druck Fahrzeugliste, Kunden-/Fahrzeugliste, TÜV-, AU- und SP- (Sicherheitsprüfung) Terminliste
  • Speicherung diverser Code- und Fabrikationsnummern
  • Fahrzeugselektion für Serienbriefdruck
  • Automatische Fahrzeuglöschung nach Auswahl

Fahrzeugtypen

  • Anlage beliebig vieler Fahrzeugtypschlüssel
  • Typschlüsselsuche auch über die Modellbezeichnung möglich
  • Modellkennzeichen zur Differenzierung von Neuwagenerlösen

Arbeitstexte/Arbeitswerte

  • Typabhängige Soll-Arbeitswerte-Vorgabe oder fester AW-Wert
  • Verrechnung wahlweise auch mit Festbetrag möglich
  • Matchcode-Suchfunktion (Suche über Arbeitstext)
  • Schadensbefundtexte für die Garantieabwicklung
  • Verkettung von beliebigen Arbeitstexten
  • Neun unterschiedliche AW-Verrechnungssätze (Mechaniker, Elektriker, Spengler, Sattler...)

Ersatzteilverkettung

  • Modellabhängige Verkettungssätze für Standardarbeiten wie Inspektionen, Ölwechsel etc.
  • Jedem Verkettungssatz können bis zu 10 Teilepositionen zugeordnet werden
  • Automatische Übernahme der Ersatzteile in den Auftrag nach Aufruf der entsprechenden Arbeitswertenummer

Infotexte

  • Neuanlage und Pflege von Hinweistexten (Rückrufaktionen, Teilebestellungen etc.)

Reifeneinlagerung

  • Programm-Modul zur Verwaltung von Winter-/Sommerreifen-Einlagerungen mit Druck von Einlagerungsbelegen und
    Auswertungslisten sowie automatische Abrechnung der Einlagerungsgebühren über Werkstatt- bzw. Thekenauftrag.




E R S A T Z T E I L L A G E R

Thekenverkauf

  • Drei externe, eine interne und eine Garantierechnung je Auftrag
  • Druck von Lieferscheinen
  • Druck von Sammelrechnung (1 Sammelpos. je gedrucktem Lieferschein)
  • Erstellung und Druck von Kostenvoranschlägen
  • Umwandlung Kostenvoranschlag in Auftrag
  • Interne Aufträge zu Lasten bestimmter FiBu-Kostenkonten möglich
  • Rechnungserstellung mit abweichender Lieferanschrift
  • Anzeige und Testdruck vor dem eigentlichen Rechnungsdruck
  • Kunden- und Ersatzteilpflege direkt aus der Auftragserfassung möglich
  • Druck beliebiger Zusatz- und Werbetexte auf den Rechnungen


Teilestamm

  • Matchcode-Funktion (Suche nach Teilebezeichnung)
  • Schnelländerungsmodus mit individueller Auswahl der zu ändernden Felder
  • Autom. Berechnung und Anzeige der Teile-Einkaufspreise über ET-Rabattcodes (Eil-/Zwischen-/Monatsbestellung)
  • Automatische Preis- und Mengenberechnung bei Hersteller-Verpackungseinheiten
  • Teilezugangs- und -abgangsprotokoll
  • Umsatz und Verbrauchsstatistiken
  • Automatische Teilenummernlöschung
  • Selektive Preisänderungen
  • Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für Druckauswertungen (z. B. Unterschreitung Mindestbestand, Minusbestände etc.)
  • Stammdaten-Export für den Druck von Aufklebern, Lagerkarten, Umsatz-, Preis- und Bestandslisten
  • Stammdatenübernahme aus Hintergrunddatei (Hersteller-Teilekatalog)
  • Referenztabelle zur Erfassung/Abfrage von bis zu 25 Fremd-Teilenummern baugleicher Teile anderer Hersteller/Lieferanten
  • Modul zum Importieren von ASCII-Preisdateien in den internen KOPRA-Teilkatalog (optional, gegen Aufpreis)
  • Aktualisierung der Teilestammdatei mit den Daten aus dem KOPRA-Teilekatalog (optional, gegen Aufpreis)

Lagerbewegungen

  • Zugangsbuchung
  • Bestandskorrektur
  • Neubewertung (Einstandspreis-Änderung)
  • Bestellmengenkorrektur
  • Selektive Änderung der Verkaufs- und Bewertungspreise
  • Druck Bewegungsprotokoll

Ersatzteilbestellung

  • Erstellung automatischer Bestellvorschläge mit Berechnung des Gesamtbestellwertes entsprechend der
    gewählten Bestellart (Eil-, Zwischen-, Monatsbestellung)
  • Acht fest definierte Dispositionsformeln
  • Manuelle Korrektur und Ergänzung der Bestellvorschläge
  • Druck Bestellformular

Ersatzteillieferung

  • Liefermengenkorrektur
  • Druck Einlagerungsliste nach Lagerorten
  • Automatische Zugangsbuchung (kpl. Lieferung oder einzelne Positionen)

Inventur

  • Inventur zum Stichtag oder permanent
  • Zähllistendruck nach Teilenummer oder Lagerort
  • Anzahl der Teilepositionen je Zählliste festlegbar
  • Inventurdifferenzenliste
  • Umfangreiche Inventurauswertungen




F A H R Z E U G V E R K A U F

Auftragsabwicklung

  • Fakturierung von Neu- und Vorführwagen
  • Fakturierung Gebrauchtfahrzeuge (mit MwSt oder nach §25a)
  • Zwei weitere Rechnungen für Nebenerlöse wie Zulassungskosten, Treibstoff, sonstiges Zubehör etc. möglich

Fahrzeuglagerverwaltung

  • Bestandsführung Neu-, Vorführ- und Gebrauchtfahrzeuge
  • Selektion und Druck von Bestandslisten und Fahrzeugstammblättern
  • Profitübersicht mit automatischer Löschung von bereits fakturierten Fahrzeugen
  • Fahrzeugdatenübernahme aus Bestelldatei/Fahrzeugstamm


Fahrzeugbestellung

  • Erfassung der bestellten Neufahrzeuge
  • Erstellung und Druck von Auftragsbestätigungen für bestellte Fahrzeuge sowie Fahrzeuge aus der Fahrzeuglagerdatei

Fahrzeugangebot

  • Erstellung von Fahrzeugangeboten für Neu-, Vorführ- und Gebrauchtfahrzeuge

Agenturabwicklung

  • Agenturrechnung (Fahrzeug-Käufer)
  • Agentur-Provisionsrechnung (Fahrzeug-Verkäufer)
  • Druck Agenturabrechnungsblatt
  • Fahrzeugdatenübernahme aus dem Fahrzeugstamm

Fahrzeugoptionen

  • Anlage von Codenummern für Fahrzeuglackierungen, Innenausstattungen und Zubehör
  • Suche der Optionscodes über die Optionsbezeichnung möglich

Verkäuferprovision

  • Erfassung und Berechnung der Verkäuferprovisionen für verkaufte Lagerfahrzeuge mit Speicherung im Fahrzeuglagersatz

Sonderverkaufskosten

  • Erfassung aller sonstigen Kosten (Werbung, Standkosten usw.), die für ein Lagerfahrzeug angefallen sind, mit Fortschreibung im entsprechenden Fahrzeuglagersatz.

Verkaufsprämien

  • Erfassungsmaske für alle vom Hersteller erhaltenen Verkaufsprämien und Fortschreibung des Prämiengesamtbetrages im Fahrzeuglagersatz.


Z E I T E R F A S S U N G

Stempelung

  • Zeitstempelung für alle Mitarbeiter (Werkstatt u. Verwaltung)
  • Stempelung erfolgt am PC-Bildschirm durch Eingabe der Mitarbeiternummer und des persönlichen Stempelkennwortes 
    (Kein spezielles Zeiterfassungsterminal erforderlich!)
  • Ein Werkstattauftrag kann von max. vier Monteuren gleichzeitig bearbeitet (angestempelt) werden
  • Bildschirmanzeige der aktuellen Tätigkeiten bzw. Abwesenheitsgründe aller Mitarbeiter


Stammdaten

  • Mitarbeiterstammdatenpflege
  • Soll-Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter werden mittels Zeitraster festgelegt
  • Erfassung von Abwesenheitstagen (Urlaub, Krankheit, Schulung, Feiertage)
  • Automatische Fortschreibung der Resturlaubstage

Auswertungen

  • Umfangreiche Druckauswertung (Abwesenheitstage, Anwesenheits- und Produktivitätszeiten, Monats- und Jahresabrechnungen)
  • Bewegungsdatenlöschung




V E R W A L T U N G

Kassenabwicklung

  • Kassen-System mit 2 Kassen (Haupt- und Nebenkasse) - ab Version 2.210
  • Erfassung von Ein- und Auszahlungen für Kunden-/Lieferanten und Sachkonten
  • Automatische Fortschreibung des Kassen-Bar- und Scheck-Bestandes
  • Druck Kassentagesbericht
  • Tagesabschluss mit Soll-/Ist-Vergleich und Journalerstellung für die Übernahme in die FiBu
  • Bildschirmanzeige aller erfassten Kassenbewegungen
  • Stornierung einzelner Kassenbewegungen möglich


Debitoren-/Kreditorenstamm

  • Automatische Kundennummernvergabe bei der Debitorenneuanlage
  • Matchcode-Suchfunktion (Namenssuche)
  • Datenexport für Serienbriefdruck
  • Je fünf verschiedene Debitoren- und Kreditorengruppen definierbar
  • Kundendifferenzierung über 10 Listcodes möglich
  • Festlegung von Weitergaberabatten für Ersatzteile und Arbeitswerte über Rabattcode oder festen Rabattsatz
  • Automatische Kontenlöschung nach Selektion
  • Listendruck (Adressen-, Kundenumsatz-, Geburtstagsliste)


Briefeditor

  • Erstellung von Briefen, Karteikarten, Aufklebern etc.
  • Übernahme von Kundenadressen in das aktuell bearbeitete Dokument
  • Frei definierbare Textbausteine
  • Import/Export von Textdateien im ASCII-Format

Serienbriefe

  • Erstellung von Kundenmailings (TÜV-Anschreiben, Einladungen, Rückrufe etc.)
  • Manuelle Nachbearbeitung der selektierten Kunden- und Fahrzeugstammdaten möglich
  • Datenexport für die Serienbrieferstellung mit anderen Anwendungen
  • Jedem Datensatz können zusätzlich drei variable Textfelder zugeordnet werden.

Abschlussprogramme

  • Tagesabschluss mit Druck Rechnungsausgangsbuch und Erlösübersicht sowie automatischer Journalgenerierung für die FiBu
  • Monatsabschluss mit Druck Erlösübersicht (kumuliert), Verkäufer-Umsatzstatistik und Auftragsübersicht
  • Archivierung aller erstellten Ausgangsrechnungen
  • Import/Export von Teilen des Rechnungsarchivs
  • Automatisch monatliche Datenarchivierung (elektronische Betriebsprüfung der Finanzbehörden
  • Anzeige und Druck der archivierten Belege jederzeit möglich

Buchungsarten

  • Buchungsarten für alle üblichen Erlöse (Arbeitswerte, Teile, Rabatte, Fremdleistung, Agentur usw.)
  • Weitere Buchungsarten für individuelle Erlöse frei definierbar




F I N A N Z B U C H H A L T U N G

(optionales Modul, gegen Aufpreis erhältlich)


Abfrageprogramme

  • Sachkonten anzeigen (Salden und Bewegungen)
  • Debitoren-/Kreditorenkonten anzeigen (Salden und Bewegungen/offene Posten)
  • Anzeige von selbstdefinierten Kontengruppenlisten

Buchungsprogramme

  • Bewegungen für zwei Buchungsperioden (aktuelle/folgende) können gleichzeitig gebucht werden
  • Rechnungsein- und -ausgang, Zahlungsverkehr, Umbuchungen
  • Erfassung Eröffnungsbilanzwerte
  • Integrierte Anlagenbuchführung mit automatischer Journalgenerierung und Erstellung wiederkehrender Buchungen
  • Wiederkehrende Buchungen mit automatischer Buchungsjournal-Erstellung
  • Eingabewährung in den Buchungsprogrammen umschaltbar
  • Automatische Debitoren-/Kreditorenabstimmung mit Erstellung eines Journals

  


Integration

  • Übernahme der Buchungsjournale aus Fakturierung, Kasse und den Buchungsprogrammen in die Finanzbuchhaltung

Exportfunktion für Buchungsjournale

  • Sämtliche von KOPRA erstellen Buchungsjournale können, z. B. für eine Datenübernahme in ein anderes FiBu-Programm, in Textdateien (ANSI oder ASCII) exportiert werden. Die zu erstellende Exportdatei kann über eine Steuerdatei vielfältig angepasst werden.

Mahnwesen

  • Erstellung Mahnvorschlag mit Korrekturmöglichkeit
  • Vier Mahnstufen mit frei definierbaren Mahntexten und Mahngebühren
  • Automatische Journalerstellung bei der (optionalen) Verrechnung von Mahngebühren
  • Einzelne Rechnungen können durch Sperren vom Mahnvorschlag ausgenommen werden

Auswertungen

  • Sachkonten-Saldenliste
  • Debitoren-/Kreditoren-Saldenliste
  • Kontendruck Sachkonten
  • Kontendruck Debitoren-/Kreditorenkonten
  • OPOS-Liste Debitoren/Kreditoren
  • Umsatzsteuerinformation
  • Kontengruppenlisten (999 frei definierbare FiBu-Auswertungen wie z. B.  Betriebsübersichten, Bilanz usw.)
  • Permanente Kostenkontrolle durch Budgetvergleich (Jahres-/Monatsbudget für jedes Sachkonto festlegbar)
  • Kurzfristige Erfolgsrechnung (frei definierbar)
  • Separate Saldenliste mit DATEV-Kontierung druckbar

Abschlussprogramme

  • Monats- und Jahresabschlussprogramm mit automatischer Erhöhung der Buchungsperiodennummer und Saldenverprobung sowie Protokollierung aller integrierten/gelöschten Buchungsjournale




W E I T E R E   F U N K T I O N E N

Auftragsverwaltung

  • Über Parameter kann für jede der drei Auftragsarten (Werkstatt, Theke, Verkauf) festgelegt werden, wie lange fakturierte Aufträge (z. B. wegen Stornierung) in der Auftragsdatei verfügbar bleiben sollen.

Kontenzuordnung

  • Die Verbuchung von Erlösen aus den Fakturierungsprogrammen erfolgt mit Hilfe von sog. Kontenzuordnungsschlüsseln. Durch diese frei definierbaren Schlüssel können alle vorkommenden Erlöse exakt differenziert und den entsprechenden Sachkonten des verwendeten Kontenplanes zugeordnet werden.



Benutzerverwaltung

  • Kennwortgeschützter Programmaufruf
  • Individuelle Menüzugriffsrechte je Mitarbeiter
  • Anzeige aller angemeldeten Mitarbeiter mit Name und aktueller gewählter Menüauswahl

Drucksteuerung

  • Druckertreiber frei definierbar (z. B. für ältere Nadeldrucker)
  • Einbindung von bis zu 6 unterschiedlichen Druckern
  • Alle Druckaufträge werden über einen festlegbaren Zeitraum gespeichert und können innerhalb dieses Zeitraumes beliebig oft ausgedruckt werden.
  • Wiederholung der letzten Druckaufträge jederzeit möglich

Druckausgabe über einen Windows-Drucker

  • Dieses optional erhältliche Zusatzmodul bietet die Möglichkeit, alle von KOPRA erstellten Druckausgaben auf den Windows-Standarddrucker oder einen auszuwählenden Windows-Drucker umzuleiten. Die Druckdateien, die hierbei an einen speziellen Druckerport gesendet werden, werden in das Windows-Grafikformat konvertiert und anschließend auf dem Windows-Drucker ausgedruckt. Über diese neue Schnittstelle können nun auch USB- und spezielle Windows GDI-Drucker von KOPRA aus angesteuert werden. Zusätzlich können eigene Grafiken (z. B. Briefkopf mit Firmenlogo) auf dem Rechnungsformular platziert werden. Rechnungs-Duplikate werden entsprechend gekennzeichnet.

Datensicherung

  • Integrierte Datensicherungsroutine zur Sicherung des Datenbestandes auf Disketten, ZIP-Laufwerke oder in andere Festplatten-Verzeichnisse

Datenimport

  • Auf Wunsch erstellen wir Ihnen gerne ein günstiges Kostenangebot für die Übernahme Ihrer Kunden-, Fahrzeug- und/oder Ersatzteildaten aus der bisher von Ihnen genutzten Software.




S Y S T E M A N F O R D E R U N G E N

  • Windows-PC mit mind. 1 GB RAM
  • mind. 80 MB freie Festplattenkapazität (abhängig von der Größe des Datenbestandes)
  • Windows®  98, ME, NT 4.0, 2000, XP, Vista, 7 (nur 32 Bit-Versionen)
  • Nadel-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker
    Der Drucker muss den Druck aus dem DOS-Fenster unterstützen und sich mittels Escape-Sequenzen (ESC-P/HP) ansteuern lassen.

    Ab Version 2.030 lassen sich auch Windows-Drucker (USB/GDI) über die (optionale) Druckerschnittstelle für Windows ansteuern!

zusätzlich für Mehrplatzsysteme:

  • installiertes Windows-Netzwerk
  • ZIP- / Bandsicherungslaufwerk oder externe Festplatte für die tägliche Datensicherung empfohlen